Funkcje SoRent w wersji podstawowej

Poniższe moduły wchodzą w skład podstawowej wersji SoRent. Ich funkcjonalność jest rozszerzona w pełnej wersji systemu o dodatkowe elementy, które również dostosowujemy do indywidualnych potrzeb klientów.

Moduł Dashboard

Jest to moduł, który widoczny jest jako pierwszy po zalogowaniu się użytkownika do systemu – to taki ekran startowy systemu SoRent. Wyświetlane są na nim w formie diagramów podstawowe statystyki operacyjne przedstawiające stan rezerwacji i floty. Dane są wyświetlane w ujęciu globalnym – w skali całej firmy oraz w ramach pojedynczego oddziału. Dostępne wykresy to m. in.: 

 

  • łączna liczba pojazdów
  • liczba wynajętych pojazdów
  • liczba uszkodzonych pojazdów, bądź w serwisie
  • liczba pojazdów w zaplanowanych rezerwacjach
  • liczba pojazdów w przygotowaniu
  • liczba pojazdów do wycofania
  • liczba wolnych pojazdów dostępnych dla rezerwacji

Moduł Raporty

Ten moduł umożliwia kilka sposobów raportowania w oparciu o predefiniowane pola. Raport generowany jest w formie pliku Excel. Tworząc raport użytkownik wybiera:

  • rodzaj elementów do wyeksportowania (np. samochody, rezerwacje, faktury)
  • filtry, które należy zastosować przy generowaniu raportu
  • listę kolumn, które użytkownik chce wyeksportować

W systemie możliwe jest generowanie raportów z wykorzystaniem oprogramowania dostarczanego przez inne firmy (np. Jasper) poprzez podłączenie ich do bazy danych SoRent. System SoRent udostępnia predefiniowane raporty operacyjne dostępne w formie plików Excel. Są to m.in.

  • raport utylizacji floty
  • raport wynajmów w podziale na segmenty
  • raport ruchów kierowców (raport wykonanych zadań)
  • raport efektywności kierowców (ocena kierowców na podstawie wykonanych ankiet)
  • raport satysfakcji klientów
  • raport sprzedaży pracowników
  • raport dostępności floty
  • raport logowań do systemu

Moduł Rezerwacje

✓ Wynajmy

 

Funkcjonalność ta umożliwia kompleksowe zarządzanie wynajmami poczynając od ich dodawania, przez wydanie pojazdu i zwrot z wygenerowaniem dokumentacji w wersji elektronicznej, kończąc na rozliczeniu wynajmu i wystawieniu faktury.

 

✓ Assistance

 

Assistance to specjalny rodzaj wynajmu realizowany na zlecenie ubezpieczyciela, który ma za zadanie zapewnić pojazd zastępczy w przypadku uszkodzenia ubezpieczonego samochodu. Wynajmy takie realizowane są zazwyczaj z podstawieniem wynajmowanego samochodu do klienta.

 

✓ Prognozy

 

Prognozy to grafik przedstawiający w formie graficznej siatkę rezerwacji, serwisów i zadań wykonywanych na pojazdach. Grafik można wyświetlić dla konkretnego oddziału, segmentu i/lub całej floty. Kolejne akcje na pojazdach prezentowane są jako znaczniki na kalendarzu. Dla każdego pojazdu dostępne są informacje o jego nr rejestracyjnym, modelu, aktualnym oddziale, do którego należy i rodzaju aktualnych opon. Dla każdego wydarzenia w grafiku wynajmów można podejrzeć podstawowe dane – przypadku wynajmu są to imię i nazwisko najemcy, rodzaj rezerwacji, planowane daty, miejsce rozpoczęcia i zakończenia. Z poziomu prognozy można ręcznie przypisywać wynajmy do pojazdów.

 

✓ Wynajmy wewnętrzne

 

Funkcjonalność ta pozwala w łatwy i przejrzysty sposób udostępniać samochody dla pracowników w ramach obowiązków zawodowych.

Moduł Personel

✓ Monitorowanie

 

Moduł monitorowania pozwala na śledzenie ruchów pracowników podczas wykonywania zleconych zadań w terenie. Aplikacja mobilna zainstalowana na tabletach kierowców dostarcza na bieżąco danych o ich lokalizacji. Z poziomu systemu możliwe jest wyświetlenie mapy z aktualnymi pozycjami kierowców. Pozwala także na wykrywanie anomalii związanych z ich pracą. Zadania, lokalizacja oraz czas to parametry analizowane w module pod kątem wydajności kierowców.

 

✓ Godziny pracy

 

Dla każdego pracownika możliwe jest wprowadzenie jego godzin pracy, które są pokazywane podczas przypisywania zadań do pracowników oddziałów. Dzięki nim koordynator wie, który z pracowników jest dostępny w jakim czasie, co ułatwia właściwe rozdysponowanie obowiązków.

 

✓ Zadania

 

Moduł zadań pracowników umożliwia zarządzanie pracą kierowców w oddziałach. Opiera się on na zadaniach, które są przypisywane do konkretnych użytkowników, a następnie wykonywane za pomocą aplikacji mobilnej. Koordynator oddziału przypisuje zadania do kierowców biorąc pod uwagę takie informacje widoczne w systemie jak: grafik dostępności pracowników, ich godziny pracy i dotychczas przypisane zadania.

 

✓ Koszty

 

System zapewnia wsparcie w obsłudze kosztów poniesionych przez pracownikach w ramach realizacji zadań związanych z codzienną pracą.

 

Pracownik wykonując zadanie na tablecie może zaznaczyć, że podczas jego wykonywania poniósł koszty i wprowadzić je do systemu (np. bilet, tankowanie, delegacja, myjnia, itp.). Wszystkie dodane koszty wyświetlane są w tabeli w systemie. Koordynator oddziału, w którym pracownik dodał koszt, weryfikuje wprowadzone koszty i akceptuje je lub odrzuca. Istnieje możliwość wyświetlenia podsumowania kosztów wybranego pracownika oraz wyeksportowanie ich do Excela.

Moduł Cenniki

Cenniki pozwalają na zdefiniowanie ceny za każdą usługę z podziałem na segment, na który jest zrobiona rezerwacja. Ceny można wprowadzać w brutto lub netto. W SoRent istnieje kilka rodzajów cenników.

 

✓ Wynajem

 

Cennik wynajmu pojazdów definiuje stawki dobowe za wynajem pojazdu. Stawki są ustawione w podziale na segmenty oraz w podziale na długość wynajmu. Wypełniając matrycę cen wynajmu można zdefiniować zakresy długości wynajmu, w których obowiązują poszczególne ceny.

 

✓ Usługi dodatkowe

 

W cennik usług dodatkowych definiuje się ich ceny z podziałem na segmenty. Dla każdej usługi można ustawić dodatkowe dane dotyczące jej wyświetlania jak np. priorytet, czy usługa jest promowana, czy jest opłacana na miejscu, jednostkę miary i in.

 

✓ Kary

 

Cennik kar definiuje opłaty naliczane po wynajmie, np. za oddanie pojazdu w nieodpowiednim stanie technicznym, zabrudzone, zgubienie kluczyków i in. W matrycy cen kar definiowana jest jedna wartość dla wszystkich segmentów.

 

✓ Wyposażenie

 

Cennik wyposażenia działają analogicznie jak cenniki usług dodatkowych. Można dla nich również ustawić priorytet, promowanie i sposób opłacania (online, czy na miejscu).

Moduł Umowy

Moduł umów ramowych umożliwia zarządzanie umowami z kontrahentami B2B. Umowa ramowa w systemie definiuje sposób obsługi, dane kontrahenta oraz indywidualny cennik. Tworząc rezerwację dla danego kontrahenta system wybiera przypisaną do niego umowę ramową i tworzy rezerwację zgodnie z ustaleniami zawartymi w umowie ramowej.

 

W umowie można skonfigurować między innymi poniższe zasady obsługi rezerwacji:

 

  • rodzaj OWNP (Ogólne Warunki Najmu Pojazdu) – jakie ogólne warunki najmu należy dać klientowi do podpisania
  • czy OWNP jest wymagane
  • czy umowa najmu jest wymagana – czy przy wydaniu najmu należy wygenerować umowę najmu
  • czy pokazać stawki na umowie najmu
  • konfiguracja płatników – kto spośród Klienta, Zamawiającego i Użytkownika pojazdu ma płacić za wynajem, usługi dodatkowe i wyposażenie dodatkowe
  • metoda naliczania opłat
  • metoda fakturowania
  • czy rozliczać wynajmy na fakturze zbiorczej
  • dzień miesiąca fakturowania
  • ilość dni na opłacenie faktury
  • dodatkowe dokumenty – jakie dokumenty dodatkowe należy wygenerować przy wydawaniu pojazdu (np. oświadczenia Towarzystwa Ubezpieczeniowego)
  • dodatki dopuszczone do sprzedaży – określa jakie usługi dodatkowe i wyposażenie można sprzedać do wynajmów z tej umowy
  • tagi umowy – identyfikatory umowy pomagające zidentyfikować umowę przy otrzymywaniu wynajmów od zintegrowanego partnera
  • inne pola, które można zdefiniować w nagłówku cennika

Moduł Kontrahenci

System umożliwia zarządzanie danymi kontrahentów. Dla każdego kontrahenta wprowadzane są dane takie jak nazwa, adres, email, telefon. Dla firm dodatkowo dane rejestrowe, a dla osób fizycznych nr prawa jazdy oraz PESEL. Do każdej osoby fizycznej można przypisać firmę, w której pracuje dana osoba (wykorzystywane, gdy faktura za wynajem ma być wystawiona na firmę przypisaną do tej osoby). Dla każdego kontrahenta można również ustawić w jakiego typu rezerwacjach ma być możliwość wybrania go jako klienta.

 

 

Kontrahent może zostać oznaczony jako VIP lub dodany do tzw. “Czarnej listy”, co jest dodatkową informacją dla pracowników kontaktujących się np. poprzez infolinię.

 

Dla każdego kontrahenta można zdefiniować dowolną ilość dodatkowych danych kontaktowych. Każdy taki dodatkowy kontakt ma swoją nazwę oraz informacje takie jak nazwa lub imię i nazwisko, adres, email i nr telefonu.

Moduł Finanse

✓ Fakturowanie

 

System posiada funkcjonalność fakturowania pozwalający na rozliczanie wynajmów. Obsługiwane są dwie waluty – PLN i EUR. Dla faktur wystawianych w EUR do faktury dodawany jest kurs waluty (pobierany ze strony NBP) zgodny z dniem poprzedzającym datę sprzedaży.

 

W systemie możliwe jest wystawianie faktur następujących typów:

 

  • faktura VAT – wystawiane przy rozliczaniu wynajmu.
  • faktura korygująca VAT – system obsługuje faktury korygujące na wartość.

Wystawiane są ręcznie przez operatorów

nota obciążeniowa – noty obciążeniowe są wykorzystywane między innymi do

 

  • fakturowania uszkodzeń pojazdów. Wystawiane są ręcznie przez operatorów.
  • nota obciążeniowa korygująca – noty obciążeniowe mogą być wystawiane ręcznie
  • przez operatorów
  • faktura zaliczkowa – faktury zaliczkowe będą generowane przez system w
  • przypadku otrzymania płatności z góry za wynajem, który zostanie zafakturowany w
  • innym miesiącu, niż miesiąc otrzymania wpłaty
  • faktura zaliczkowa korygująca – faktury zaliczkowe korygujące mogą być
  • wystawiane przez operatorów
  • faktura Pro Forma – może być wystawiona przez operatora, jeśli
  • klient będzie wymagał wystawienia dokumentu przed dokonaniem płatności, a nie
  • będzie jeszcze możliwości wystawienia mu faktury VAT.
  • SoRent posiada dodatkowe funkcjonalności pomagające w obsłudze rozliczania wynajmów:
  • duplikaty faktur
  • faktury korygujące – do każdej wystawionej faktury można
  • wygenerować fakturę korygującą. System obsługuje faktury korygujące na
  • wartość. Obsługiwane są również przypadki wielokrotnego korygowania faktury, czyli
  • generowania faktury korygującej do faktury korygującej
  • dodawanie wpłat – do każdej faktury możliwe jest dodawanie wpłat, jak również
  • wpłaty do faktur mogą być importowane z systemu FK. Każda faktura posiada licznik
  • ilości dni po dacie płatności, gdy faktycznie została opłacona
  • kompensaty – system posiada obsługę kompensat, które umożliwiają
  • rozliczanie faktur poprzez kompensowanie ich wystawionymi wcześniej fakturami
  • korygującymi na ujemną wartość
  • importowanie wyciągów bankowych – system umożliwia rozliczanie faktur poprzez
  • importowanie wyciągów bankowych w formacie MT940. Po zaimportowaniu wyciągu
  • bankowego system automatycznie dopasowuje poszczególne uznania do faktur, a
  • użytkownik jedynie zatwierdza poprawność przypisania
  • faktury zbiorcze – system umożliwia ręczne i automatyczne
  • generowanie faktur zbiorczych za wszystkie wynajmy wykonane przez wybranego
  • klienta w danym miesiącu
  • pliki JPK VAT – system umożliwia wygenerowanie pliku JPK VAT za
  • faktury wystawione z systemu SoRent

✓ Wpłaty

 

System umożliwia zarządzanie wpłatami od klientów, w celu kontrolowania opłacania wynajmów i faktur. Każda wpłata jest dodawana do kartoteki wpłat i wiązana z fakturą lub rezerwacją. System obsługuje płatności elektroniczne, płatności od Brokerów, płatności kartami płatniczymi, płatności przelewami, i in.

 

✓ Płatności online

 

System obsługuje zlecanie płatności elektronicznych poprzez pośrednika płatności TPay. Możliwa jest integracja z platformą Przelewy24.

 

Po złożeniu rezerwacji przez klienta indywidualnego, system wysyła maila z potwierdzeniem rezerwacji oraz linkiem do strony z informacją o tym, czy rezerwacja została opłacona. Klient na tej stronie może wybrać kanał płatności i następnie jest przenoszony na stronę wybranego banku. Po zapłaceniu platforma obsługująca płatności wysyła do systemu SoRent informację o dokonaniu wpłaty, co powoduje automatyczne dodanie wpłaty od klienta na określoną kwotę oraz zmianę stanu płatności elektronicznej w systemie na “Zapłacona”.

 

✓ Finansowanie floty

 

SoRent wspiera zarządzanie umowami podpisanymi na leasing pojazdów będących we flocie. Wprowadzane umowy leasingowe zawierają informacje o kontrahencie  dostarczającym pojazdy, korzystającym z pojazdów, rodzaju finansowania, daty obowiązywania itp. Do każdej umowy ramowej można wygenerować harmonogram spłaty rat. System wspiera również fakturowanie rat leasingowych i monitoruje ich stan.

Moduł Flota

Moduł ten pozwala skutecznie zarządzać sercem branży Rent a car, czyli samochodami oraz tym, co jest z nimi bezpośrednio związane.

 

✓ Samochody

 

Każdy pojazd znajdujący się we flocie posiada szeroki zestaw danych, który jest wykorzystywany przy wielu procesach i raportowaniu. Są to m. in.:

 

  •  model, marka, pojemność silnika, moc, napęd, rodzaj paliwa, kolor, wyposażenie, segment, ogumienie, olej i in.
  • powiązania pojazdów z urządzeniami śledzącymi
  • dane finansowe – jak jest finansowany, harmonogram spłat, deprecjacja i in.
  • parametry, przy których pojazd powinien zostać wycofany z floty
  • aktualny stan techniczny pojazdu / aktualny stan uszkodzeń
  • baza zeskanowanych dokumentów przypisanych do pojazdu np. karta pojazdu, dowód rejestracyjny, polisa ubezpieczeniowa, faktury, protokoły, etc
  • wykonane oraz planowane serwisy techniczne
  • historia wynajmów
  • ewidencja przebiegu pojazdu
  • grafik dostępności pojazdu

Stan samochodów można zmieniać w zależności od akcji podejmowanych na danych samochodach, np. uszkodzenie lub naprawa.

 

✓ Komis

 

Funkcja komisu pozwala skutecznie zarządzać samochodami, które zostały wycofane z użytku i są na sprzedaż.

 

Auto trafia do komisu, gdy operator wycofując pojazd z eksploatacji wybierze powód wycofania pojazdu “Sprzedaż standardowa”. Pojazd taki może zostać przywrócone do floty lub sprzedane. Sprzedaż pojazdu powoduje, że pojazd jest przenoszony do archiwum, a system będzie wysyłał do systemu FK informację o wykonanej sprzedaży pojazdu.

 

✓ Marki i Modele

 

Moduł marek i modeli pojazdów pozwala na elastyczne zarządzanie bazą marek i modeli posiadanych samochodów. Moduł ten umożliwia tworzenie marek i modeli pojazdów wraz z ich dokładnymi parametrami technicznymi oraz konfiguracjami wyposażenia. Konfiguracja modelu zawiera dane techniczne pojazdów, takie jak rodzaj paliwa, rodzaj napędu, moc silnika, masa własna, dane o częstotliwości przeglądów technicznych, wielkość przestrzeni ładunkowej i in.

 

Każdy pojazd jest przypisany do konkretnego segmentu zgodnie z konfiguracją modelu pojazdu w której występuje. Każdy segment ma zdefiniowany unikalny w obrębie systemu kod Acriss. Ponadto segmenty mają definiowane: nazwę skróconą (Alias), miesięczny koszt utrzymania oraz bazową, dobową stawkę najmu.

 

✓ Telemetria

 

System udostępnia kartotekę posiadanych urządzeń telemetrycznych. Każde urządzenie ma zdefiniowany swój unikalny numer IMEI oraz może mieć przypisany pojazd. Poprzez numer urządzenia przypisanego do pojazdu pobierana jest jego aktualna lokalizacja i stan samochodu (czy jest w ruchu). Dane te wyświetlane są w podglądzie pojazdu.

 

✓ Polisy ubezpieczeniowe

 

System udostępnia kartotekę polis. Dane aktualnej polisy są również wyświetlane w danych samochodu. Polisy mogą być wprowadzane ręcznie lub poprzez import z pliku Excel.

Moduł Serwisy

Moduł serwisów pozwala na zarządzanie serwisami okresowymi, naprawami pojazdów oraz zarządzaniem zmian opon.

 

✓ Szkody

 

Moduł szkód na pojazdach pomaga w ewidencjonowaniu uszkodzeń powstałych w trakcie eksploatacji pojazdu. Nowe uszkodzenia dodawane są podczas aktualizowania stanu pojazdu na tablecie. Aby to zrobić należy je nanieść na schemat i zrobić zdjęcie. Po dodaniu nowego uszkodzenia możliwe jest wygenerowanie oświadczenia dla Towarzystwa Ubezpieczeniowego. Po dodaniu szkody pojawia się ona na liście szkód. Każdą z nich koordynator ocenia czy wymaga ona naprawy.

 

W przypadku dodania uszkodzenia przy odbiorze pojazdu od klienta, system automatycznie dolicza pozycję za uszkodzenie pojazdu zgodnie z wysokością wkładu własnego zdefiniowanego w cenniku. Operator rozliczając szkodę ma możliwość zmienić wartość tej pozycji. Wysyłając fakturę (notę obciążeniową) za uszkodzenie pojazdu system umożliwia dołączenie dokumentów ze szkody do emaila z fakturą.

 

✓ Zlecenia serwisowe

 

Użytkownik dodając zlecenie wprowadza takie dane jak planowany czas trwania, rodzaj serwisu, planowany zakres prac, warsztat wykonujący oraz samochód którego serwis dotyczy. Jest również możliwość wybrania szkód, które zostaną  naprawione w ramach danego serwisu. W zaplanowanym czasie serwisu pojazd jest niedostępny do przypisania do wynajmu.

 

✓ Opony

 

SoRent wspiera proces monitorowania i wymiany opon poprzez podział pojazdów na pojazdy z oponami letnimi i zimowymi. Aby zmienić opony w pojeździe należy stworzyć serwis typu “Wymiana Opon”. Po stworzeniu serwisu system automatycznie generuje odpowiednie zadania dla kierowców. Po wykonaniu zadania rodzaj opon jest zmieniany w pojeździe z zimowych na letnie lub na odwrót. Możliwa jest również ręczna zmiana opon poprzez edycję stanu pojazdu w systemie.

 

✓ Warsztaty

 

Funkcjonalność ta pozwala na definiowanie punktów, w których kontrahenci o typie “Serwis” wykonują naprawy uszkodzonych samochodów. Dla każdego kontrahenta można zdefiniować wiele warsztatów, a następnie podczas dodawania serwisu wybierany jest konkretny warsztat z listy.

Moduł Organizacja

✓ Zarządzanie użytkownikami

 

SoRent pozwala na zarządzanie użytkownikami pracującymi w systemie. Podstawowymi funkcjonalnościami tego modułu są zakładanie, edytowanie i usuwanie kont użytkowników.

 

 

Możliwość wykonania dowolnej akcji w systemie wymaga od użytkowników posiadania odpowiednich uprawnień, które są przypisane do funkcji systemu. Administrator przypisuje wybrane uprawnienia użytkownikom dając im dostęp do wybranych akcji.

 

 

Dla łatwiejszego zarządzania uprawnieniami system umożliwia definiowanie grup uprawnień. Administrator wybiera jakie uprawnienia mają należeć do wybranej grupy, nadaje nazwę grupy, a następnie przypisuje użytkownika do zdefiniowanej grupy uprawnień. Użytkownik uzyskuje w ten sposób dostęp do wszystkich elementów oraz akcji w systemie, do których uprawnienia zawarte są w grupie.

 

 

Dla każdego użytkownika możliwe jest wprowadzenie jego godzin pracy, które są pokazywane podczas przypisywania zadań do pracowników oddziałów. 

 

 

✓ Zarządzanie oddziałami

 

SoRent pozwala na definiowanie oddziałów, do których przypisywane są pojazdy i w których wykonywane są wynajmy.Do oddziałów przypisane są dane ułatwiające zarządzanie nimi takie jak: nazwa, lokalizacja, typ (mały, duży, lotnisko), rodzaj (fizyczny, wirtualny), adres, kod fiskalny (wykorzystywany przy wystawianiu faktur), czy jest aktywny, kto jest kierownikiem, godziny otwarcia i in.

 

SoRent umożliwia definiowanie grup oddziałów, które mają zastosowanie przy wyszukiwaniu dostępnej floty, jeśli się taka nie znajduje w oddziale w którym ma być rozpoczęty wynajem.

Moduł Konfiguracja

Moduł konfiguracji SoRent pozwala na zmianę niektórych jego parametrów w trakcie działania systemu. Dzięki temu system jest bardziej elastyczny a zmiany może wprowadzać użytkownik z uprawnieniami Administratora. W systemie można konfigurować takie parametry jak:


  • Dane dostępowe do zintegrowanych systemów
  • Dane dostępowe do skrzynki mailowej, z której system wysyła maile
  • Adresy email, na które wysyłane są automatyczne raporty cykliczne
  • Parametry określające moment generowania alertów
  • Dane firmy użytkującej system
  • Nr kont bankowych pokazywanych na fakturze
  • Aktualne wartości poszczególnych stawek VAT
  • Minimalny wymagany odstęp pomiędzy wynajmami na pojeździe
  • Czas przed przeglądem technicznym, gdy pojazd jest zablokowany do wynajmów
  • Czas przed planowanym wycofaniem, gdy pojazd jest zablokowany do wynajmów
  • Zakładane czasy wykonywania zadań przez pracowników
  • Konfiguracja algorytmu szeregowania wynajmów
  • Konfiguracja wewnętrznych kosztów relokacji floty pomiędzy oddziałami
  • Rozmiary do jakich skalowane są zdjęcia wgrywane do systemu